PENGAJUAN DAN PENYELESAIAN REALISASI RKT MELALUI SIREKAT DAN TIKETING
- Proses Pengajuan Kegiatan dan Anggaran melalui Sistem Informasi Rencana Kerja dan Target https://sirekat.unpar.ac.id/ (Kegiatan Pengembangan dan Terpusat) dan Sistem Tiketing https://layanankeuangan.unpar.ac.id/ ( Kegiatan Rutin)
- Proposal dan RAB yang sudah diajukan di SIREKAT akan dipantau dan ditinjau oleh Tim Pemantau SIREKAT.
- Unit Penginput dapat memantau proses yang sedang berjalan melaui SIREKAT.
- Staf Keuangan Unit mengajukan permohonan dana kegiatan jika Proposal dan RAB sudah sesuai dengan aturan dan ketentuan yang berlaku di UNPAR.
- Untuk Vakasi dan Honorarium dapat mengirimkan email ke alamat email : keuangan@unpar.ac.id.
PENGAJUAN REIMBURSE KAS KECIL
- Proses Pengajuan Dana Reimburse Kas Kecil dapat dilakukan 1 (satu) kali setiap tanggal 25-30 setiap bulan sebesar jumlah yang telah dipakai.
- Penyampaian berkas/dokumen (hardcopy) reimburse dikirimkan keSubDit Keuangan setiap hari kerja (Senin-Jumat) pada tanggal 25-30 setiap bulannya.
- Pengajuan reimburse Kas Kecil ke SubDit Keuangan sesuai dengan ketentuan normal : bon/kwitansi asli dan lampiran lain pendukung reimburse yang telah disahkan oleh Pimpinan Unit.
- Dana akan dicairkan oleh SubDIt Keuangan paling lambat minggu pertama di bulan berikutnya.
- Pengeluaran yang tidak diperbolehkan melalui mekanisme Reimburse Kas Kecil sebagai berikut :
- Pembelian aset tetap.
- ATK dan perlengkapan kecil kantor.
- Pembelian majalah, koran,media literatur lainnya (terpusat di Unit Perpustakaan).
- Konsumsi untuk pelaksanaan kegiata semasa ujian (UTS dan UAS) diajukan melalui mekanisme pengajuan kegiatan rutin (sistem tiket).
- Honorarium.
- Pembayaran kegiatan yang seharusnya melalui mekanisme pengajuan kegiatan.
- Pengeluaran di atas batas maksimal transaksi Rp 1.000.000,- (satu juta rupiah) kecuali pengeluaran konsumsi.
PENCAIRAN DANA
- Permohonan Pengajuan Kegiatan dan RAB yang sudah disetujui dapat diajukan pencairan dananya.
- PIC Keuangan Unit akan mencairkan dana kegiatan sesuai dengan informasi yang sudah disampaikan oleh PIC Kegiatan.
- Pencairan Dana Kegiatan akan dilakukan H+1 dari informasi yang diberikan oleh PIC Kegiatan kepada PIC Keuangan Unit.
- Bukti transfer akan dikirimkan kepada PIC Kegiatan setelah dana ditransfer oleh Keuangan.
PERTANGGUNGJAWABAN REALISASI DANA KEGIATAN
- PIC Kegiatan menyerahkan bon/ bukti pengeluaran yang sah untuk setiap dana kegiatan maksimal 2 minggu setelah kegiatan terlaksana.
- Kriteria bon kegiatan yang valid sebagai berikut :
- Bon harus asli (tidak berupa copy/foto)
- Bon memiliki kop/cap vendor
- Transaksi >= Rp 5.000.000,- wajib melampirkan meterai
- Tidak ada penebalan angka pada bon atau coretan berupa pembetulan nominal pada bon
- Tiket transportasi antar kota wajib melampirkan boarding pass atau e-boarding pass
- Dokumen lain yang wajib diserahkan sebagai berikut:
- Faktur Pajak jika transaksi ada PPN
- Materi pembicara
- Bukti transfer
- Pengembalian sisa dana kegiatan disetor ke rekening OCBC Universitas Katolik Parahyangan.
DIREKTORAT MANAJEMEN ASET, KEUANGAN DAN SARANA PRASARANA-KEUANGAN TIDAK MENERIMA BERKAS/DOKUMEN REIMBURSE DAN LPJ KEGIATAN YANG DISAMPAIKAN MELALU POS ATAU SEJENISNYA GUNA MENGHINDARI KEHILANGAN DOKUMEN /KERUSAKAN BERKAS/DOKUMEN TERKAIT.
